ویدئوکنفرانس چیست؟

­­آشنایی با فناوری

انسان موجودی اجتماعی است و یکی از مهم‌ترین نیازهای آن برقراری ارتباط با همنوعان و ایجاد رابطه تفهیم و تفاهم است. زبان مهم‌ترین ابزار این ارتباط و مجموعه‌ای از نشانه‌های قراردادی است که به‌وسیله آن مقصود خود را به دیگران می‌رسانیم. در زبان‌شناسی به هر واژه یک نشانه می‌گویند. این نشانه‌ها صوتی، نوشتاری یا اشاره‌ای هستند. بدین ترتیب زبان انسان به سه بخش تقسیم می‌شود (سه الگوی زبانی انسان).

زبان گفتاری: زبانی است که نشانه‌های آن صوتی بوده و همه از آغاز زندگی با آن آشنا می‌شوند و هر زبان‌آموزی پیش از ورود به دبستان به خوبی از مهارت سخن گفتن برخوردار است.

زبان نوشتاری: زبانی است که نشانه‌های آن خطی است. این زبان پس از زبان گفتاری آموزش داده می‌شود.

زبان اشاره: به انتقال پیام‌های غیر زبانی میان افراد که توسط اعضای بدن و حرکات صورت انجام می‌گیرد، زبان بدن (Body language) می‌گویند.

یکی از مهم ترین کانال‌های نمایان شدن عواطف، صورت یا چهره است. دلیل اهمیت چهره، بیان احساسات و نگرش‌های فرد نسبت به دیگران می باشد. همچنین چهره نقش مهمی در تعاملات اجتماعی بازی می‌کند. در بیشتر موارد تغییرات حالات چهره که در صدم ثانیه اتفاق می‌افتد، جهت دستیابی به اصل هیجانات و احساسات فرد مورد نظر قابل رویت و تفسیر است.

تمام پژوهشگرانی که در این باره تحقیق و تعمق کرده‌اند، در نهایت به هفت نوع برون فکنی احساسی در انسان از هر فرهنگ و نژادی، دست یافته اندکه در تمام این فرهنگ‌ها مشترک است. این هفت حالت عبارتند از: شادی، تحقیر، خشم، تنفر، غم، تعجب و ترس که توضیحات تکمیلی آن در فصل 24 این کتاب مطرح شده است.

زبان بدن، فرایندی ارتباطی است که پیام از طریق ارسال و دریافت غیر از کلام صورت می‌گیرد ( بیشتر بصری است)، گاهی هم از نشانه‌های بین مردم این نوع از ارتباط ایجاد می‌گردد.

پیام‌ها را می‌توان از طریق حرکات و لمس کردن، نحوه ایستادن، فاصله فیزیکی، بیان صورت و تماس با چشم که همه نوعی ارتباطات غیر کلامی است، ارسال کرد.

با این مقدمه می‌بینیم که حضور فیزیکی، بهترین روش انتقال افکار و عقاید انسانی است و بشر از دیرباز به دلایل متعدد قادر به حضور فیزیکی در موقعیت‌های مختلف نبوده است و به دنبال رفع این خلأ شروع به نوشتن و ارسال افکار خود به صورت نامه نمود. با گذشت زمان و پیشرفت فناوری صوتی، تلفن اختراع شده و به سرعت فراگیر شد، اما تلفن هیچ گاه نتوانست خلأ موجود در میان ارتباطات حضوری را پر نماید.

ظهور رسانه‌های صوتی، تصویری و نوشتاری همانند رادیو، تلویزیون و ایمیل که باعث انتقال صدا، تصویر و نوشتار می‌شوند این خلأ را تا حدودی جبران کردند اما نقطه ضعف این فناوری‌ها ارتباط یک طرفه با مخاطب بود.

50 سال پیش، بشر اولین قدم را در ایجاد فناوری ارتباط دو طرفه برداشت که امروزه ما آن را ویدئوکنفرانس می‌نامیم.

 

ویدئوکنفرانس(video Conferencing)

 

 

 

 

 

در این کتاب سعی شده تا علاوه بر ارائه مقدمه‌ای از تکنولوژی‌های صدا و تصویر و نحوه پیاده‌سازی آن‌ها در ویدئوکنفرانس، به‌معرفی مزایا و کاربردهای این فناوری سودمند پرداخته و تجهیزات و امکاناتی که امروزه از آن‌ها برای این منظور استفاده می‌گردد، شرح داده شود.

امروزه مدیریت زمان و مکان در بسیاری از کشورهای پیشرفته و صنعتی به عنوان یکی از بنیادی‌ترین اصولی قلمداد می‌شود که مدیران را در راستای اهداف استراتژیک خود هدایت می‌کند. یکی از مهم‌ترین عواملی که ذهن محققان را به خود مشغول کرده سفرهای درون شهری و برون شهری اشخاصی است که به واسطه شغل خود باید در جلسات مختلفی حضور یابند. طبق آمار غیررسمی در بسیاری از کشورهای در حال توسعه در حدود ۲۸% از وقت مفید مدیران در سفرهای درون‌شهری و برون‌شهری از بین می‌رود. معضل اتلاف وقت این گونه سفرها تنها گریبان‌گیر مدیران دولتی و خصوصی نبوده و جامعه گسترده دانش‌پژوهان را نیز تحت‌الشعاع قرار داده است. اینک زمان آن فرا رسیده که با بهره‌گیری از تکنولوژی روز و تجربیات کشورهای پیشرفته این معضل را برطرف کرده و گامی مثبت در راستای مدیریت زمان در کشور برداریم.

یکی از راهکارهایی که با استفاده از تکنولوژی روز در حل این مسأله بسیار کارآمد و مفید واقع شده است، سیستم ویدئوکنفرانس و ارتباطات از راه دور می‌باشد. سیستم ویدئوکنفرانس یکی از ابزارهای کارآمدی به شمار می‌رود که به واسطه آن از اتلاف بخش قابل توجهی از زمان مفید روزانه جلوگیری می‌شود و با استفاده از این سیستم، اشخاص می‌توانند بدون نیاز به جابه‌جایی فیزیکی و بدون حضور آن ها در جلسات، اتاق‌های عمل جراحی، کلاس های درس و حتی در شرایط بحرانی، آموزش‌ها و یا تصمیمات لازم را اتخاذ نمایند. با عنایت به مطالب مذکور و روند رو به رشد سیستم‌های ویدئوکنفرانس، بررسی جزئیات سیستم مذکور ضروری به نظر می‌رسد.

مختصری از مزایای این فناوری به شرح ذیل است:

  • صرفه جويي در زمان
    • برنامه‌ريزي براي پيدا كردن وقت خالي
    • هماهنگي با برنامه‌هاي پرواز
    • رزرو هتل و هماهنگي با برنامه‌هاي هتل
    • حدود دو روز وقت كامل براي شركت در جلسه
  • هزينه‌ها
    • بدون استفاده از ويدئوكنفرانس
      • هزينه رفت و آمد
      • هزينه اسكان
      • هزينه خورد و خوراك در سفر
      • هزينه مكالمات تلفني و ارتباطات راه دور ناشي از سفر
      • هزينه‌هاي جانبي
    • با استفاده از ويدئوكنفرانس
      • بازگشت هزینه‌ها در کوتاه مدت (ROI)
      • هزينه تجهيزات (يكبار براي هميشه)
      • هزينه برقراري ارتباط (مقرون به صرفه)

 

تعریف سیستم ویدئوکنفرانس

ویدئوکنفرانس به مفهوم برقراری ارتباط زنده صوتی و تصویری بین نقاط مختلف جغرافیایی دور و نزدیک می‌باشد. به عبارت دیگر ويدئوكنفرانس فناوری است که افراد در مکان‌های مختلف با فواصل مختلف را قادر مي‌سازد تا صوت و تصوير همديگر را به صورت زنده دريافت کرده و همانند جلسات حضوري با يكديگر ارتباط داشته و تبادل‌نظر نمايند. ويدئوكنفرانس می‌تواند با امكانات افزوده ديگري همانند تبادل اسناد و مدارك، اشتراك در تهيه مدارك‌، ارسال عكس‌ها و … نيز همراه باشد.

امروزه ویدئوکنفرانس تبدیل به یکی از ابزارهای اصلی ارتباطات در دنیا شده که تحولی شگرف در تجارت، صنعت و آموزش ایجاد کرده است. بزرگ‌ترین مزیت ویدئوکنفرانس، امکان ملاقات افراد در مکان‌های دوردست در کمترین زمان و بدون صرف هزینه‌های مرتبط در سفر است. ملاقات‌های تجاری، جلسات آموزشی و کنفرانس‌های پزشکی از جمله کاربردهای مؤثر تکنولوژی ویدئوکنفرانس است.

این سیستم نیازمند بستر مخابراتی مناسب جهت ارتباط صوتی و تصویری بین دو یا چند نقطه به صورت زنده و همزمان است و باید توجه داشت که اشخاص حاضر در این نقاط باید همزمان صدا و تصویر را ارسال و دریافت کرده و کیفیت این جلسات باید مشابه جلسات حضوری باشد.

بستر مخابراتی که سیستم فوق جهت انتقال صدا و تصویر از آن استفاده می کند، می تواند چند نقطه کاملاً متمایز کره زمین را به یکدیگر متصل کند، حداقل سرعت بستر مخابراتی که به واسطه آن می‌توان دو نقطه را به وسیله سیستم ویدئوکنفرانس به یکدیگر متصل نمود 64 Kbps به صورت متقارن است. جهت دیدن تصویر طرف مقابل با کیفیت قابل قبول، حداقل[1] 15fps نیاز است. حال این سؤال مطرح می‌شود که چگونه خطوط مخابراتی با پهنای باند 64 Kbps جوابگوی این مهم است.

یکی از اصولی که باید در انتقال تصاویر سیستم ویدئوکنفرانس توسط سازنده سیستم در نظر گرفته شود، فشرده‌سازی تصاویر است، با این دید که در هر فریم تنها اطلاعات نقاطی از تصاویر فریم جدید منتقل گردد که نسبت به فریم قبل، تغییراتی در آن بوجود آمده است و اطلاعات تصاویر تغییر نیافته انتقال نمی‌یابد به عنوان مثال تصویری از بازی تنیس را در نظر بگیرید، این تصویر شامل زمین، تور و توپ به همراه دو نفر شرکت‌کننده است. مکانیزم پردازش دیجیتال قادر به شناسایی بخش‌های تکراری تصویر همانند زمین و تور است و فقط تفاوت‌های تصویری را که شامل بازیکنان و توپ است، را در هر فریم ارسال می‌کند و این امر باعث کاهش پهنای باند مورد نیاز تا 90% می‌شود.

یکی از مهم ترین عواملی که باعث شده توضیحات مفصلی در خصوص بستر مخابراتی ارائه شود، آن است که سیستم ویدئوکنفرانس بر پایه این بستر استوار شده و در حقیقت بستر مخابراتی نبض حیاتی در بقای ویدئوکنفرانس است.

با کمک جدیدترین روش فشرده‌سازی تصاویر می‌توان با حداقل پهنای باند خطوط مخابراتی 64Kbps سیستم ویدئوکنفرانس را برقرار کرد. برای انتقال تصاویر در سیستم ویدئوکنفرانس گروهی، حداقل سرعتی که در نظر گرفته می‌شود بین 128Kbps تا 2Mbps است و در اغلب موارد 384Kbps سرعت قابل قبولی است.

نکته قابل توجه این است که سرعت خطوط مخابراتی مذکور توانایی برقراری سیستم ویدئوکنفرانس را دارد اما بدیهی است که جهت دریافت و ارسال تصاویر با کیفیت بهتر باید از پهنای باند بیشتری استفاده کرد.

با توجه به توانایی استفاده بیشتر از خطوط مخابراتی می‌توان این سیستم را بر پایه خطوط مخابراتی ISDN ,FIBER OPTIC SATTELITE , WIRELESS , ETHERNET, و 3G…. فعال نمود.

علاوه بر فشرده‌سازی تصاویر در سیستم ویدئوکنفرانس بحث حفظ امنیت اطلاعات مبادله شده بین چند نقطه فیزیکی، از مهم‌ترین عواملی است که باعث می‌شود مدیران نسبت به استفاده از ویدئوکنفرانس با احتیاط عمل نمایند. اکثر شرکت‌های سازنده سیستم ویدئوکنفرانس نظیر Polycom , Cisco Tandberg و Life size از روش رمزگذاری اطلاعات[2] استفاده می‌کنند، بدین صورت که طرفین در ابتدای برقراری ارتباط، نسبت به ورود یک کد ویژه و یکسان استفاده کرده و به کمک این روش، نسبت به رمزگذاری اطلاعات اقدام می‌کنند.

با این روش، امکان هرگونه شنود منتفی می‌شود، بنابراین به منظور رمزگشایی، داشتن کلید خصوصی رمزگذاری الزامیست.

پارامترهایی که باید در انتخاب سیستم ویدئوکنفرانس مدنظر قرار گیرد، علاوه بر بستر مخابراتی ذکر شده شامل مارک و نوع محصولی است که توسط کاربر انتخاب می‌شود.

توجه به این نکته ضروری است که بهترین مارک (برند)، مناسب‌ترین انتخاب نیست و مواردی نظیر بودجه سازمان، داشتن نمایندگی رسمی فروشنده، گارانتی داخلی و اصلی محصول و نحوه پشتیبانی محصول نیز باید مد نظر قرار گیرد. در این امر وجود مشاوری با تجریه در کاهش هزینه‌های پیاده‌سازی فناوری بسیار اثر بخش است. متاسفانه به علت پیچیدگی‌های فنی در ساخت و پیاده‌سازی این فناوری، تقریباً 80% تولیدکنندگان اصلی ماهیتی آمریکایی داشته و اخذ نمایندگی انحصاری و ارائه سرویس از آن‌ها در شرایط فعلی به علت نبود کنسول‌گری در ایران محال است. البته شرکت‌هایی هستند که اقدام به اخذ نمایندگی رسمی از شرکت‌های پخش‌کننده کالا در منطقه می‌کنند. ناگفته نماند بعضی از شرکت‌ها نیز با فریب اذعان عمومی اقدام به سندسازی نموده و مدعی داشتن نمایندگی رسمی از تولید‌کننده هستند و برخی دیگر نیز با اخذ نمایندگی از عوامل فروش در سایر کشورها در صدد رفع این خلأ می‌باشند.

رزومه کاری هر شرکت نمایانگر تجربه و تخصص آن شرکت بوده و می‌تواند ملاک عمل قرار گیرد، اما انجام یک یا دو پروژه کوچک را نمی‌توان رزومه قابل قبولی در این زمینه دانست.

[1] فریم بر ثانیه

[2] Encryption